Om V&S Group

V&S Group är ett av världens ledande internationella spritdryckesföretag med försäljning på 126 marknader. Produktportföljen innehåller många egna starka varumärken för internationell, regional och lokal försäljning samt agenturprodukter. Den största produkten är ABSOLUT VODKA, världens fjärde största internationella premiumspritvarumärke. Koncernen bedriver verksamhet i elva länder.

Problemställning

En stor del av produkterna skeppas via containertrafik och avisering av ankomsttider till kund sker via fax och e-post från Vin & Sprits skeppningsavdelning. Mottagaren ska hämta upp containergodset så fort båten ankommit hamnen för att undvika lagerkostnader.  I samband med att Vin & Sprit aviserat ankomsttider övergår ev. uppkommen lagerkostnad på kundens bekostnad. Kostnaden för att lagra en container drar genast iväg och oftast uppstår diskussionen om vem som ska stå för lagerkostnaden. Har faxet eller e-posten med aviseringsinformation nått fram till kunden? Oftast var frågan svår att besvara och administrativt tung att hantera eftersom ingen spårbarhet av informationsflödet fanns att tillgå. När har information skickats, på vilket sätt  och har kunden bekräftat aviseringsmeddelandet?

IT Inventering:

En inventering av befintliga system påbörjades. Ett Baan system fanns för att registra kundordrar och skeppningar. Ett faxsystem av typ FACSys fanns sedan tidigare kopplad till ett tullhanteringssystem. Exchange och Outlook användes som mailplattform.

Kundkrav:

Mellan 10-50 flersidiga kundaviseringar sker dagligen. Alla aviseringar läggs i buntar och ska scannas och OCR läses. Därefter ska det med automatik distribueras till kunden via e-post eller fax beroende på vad som är uppsatt på kundprofilen. All utgående trafik ska transaktionsloggas och vara enkel och snabbt spårbar från valfri arbetsstation på skeppningsavdelningen.

Lösning:

För att lösa scanning med OCR tolkning av ordernummerfält plockas Canon in för att välja rätt dimmensionering av scanner modell och tolkningsmjukvara. I det här fallet ska tolkningen ske så långt möjligt utan manuella ingrepp. Den gemensamma avlämningspunkten från Canon är en map med PDF och TIF bilaga samt en kontrollfil. Här tar vi över och gör uppslag mot Baan databas och hämtar resten av kundprofilen och orderdata. Val av distrubutionssätt av skeppningsdokument sker baserat på kundprofilen som bla innehåller fax och epost adresser till kunden. All utgående mail och faxtrafik transaktionsloggas och läggs i en SQL databas för spårbarhet.

Användare på skeppningsavdelningen använder en webb läsare för att snabbt söka efter skeppningsdokument, öppna och se dokument, begära omsändning av ärende alternativt ange nytt faxnummer eller ny emailadress. Med hjälp av webdesign, FACSys API och limning med Opalis Robot löstes problemet på ett ur användaren synpunkt mycket trevligt sätt. Funktionen för sökbarhet efter skeppningsdokument blev så bra att systemet kompletterades med en arkiveringsfunktion för inskanning av tidigare års skeppningar. Nedan några exempel på användarnas webbaserade spårbarhetsverktyg: