Snabbfakta Samtrans

• 500 medarbetare, varav 17 på beställningscentralen
• 100 åkerier
• 400 fordon
• Årsomsättning mer än 265 Mkr, 2006
• Producerar årligen ca 1,2 miljoner personresor
• Resorna utförs främst inom Stockholms län
• Uppdragsgivare finns främst inom den offentliga sektorn

Problemställning
En stor del av beställningarna på resor från Samtrans kunder kommer in via fax. En beställning kan gälla en resa om tre dagar likaväl som en resa om tre månader framåt. För att hålla redan på alla beställningar placerades alla inkommande fax i ett arkiv efter datum resan gällde, därefter plockade agenterna upp beställningar allt eftersom och bokade in körningen i de interna systemen.

Hanteringen av arkivet var helt manuell och man efterlyste ett elektroniskt system för att förenkla och effektivsera hanteringen.

Lösning
En elektronisk faxfunktion introducerades och ersatte de fyra befintliga pappersfaxarna. Inkommande fax skickas sedan till ett webbbaserat stödsystem där alla personer på beställningscentralen kan hantera inkommande beställningar helt elektroniskt:

• Titta på inkommande fax i bläddraren
• Sätta ihop/ta bort enskilda sidor i flersidiga fax för att göra ärenden
• Vända/vrida på fax
• Skicka kvittens tillbaka till beställaren med annoterad text direkt på den ursprungliga beställningen
• Söka på ärenden
• Arkivera ärenden
• Statistik på ärenden