DPJ Kontorsvaror är en specialistleverantör av presentations- och efterbehandlingsutrustning samt papper och skrivarutrustning. Sedan 1995 har företaget arbetat för att erbjuda ett attraktivt sortiment till skolor, kommuner, kopieringsindustrin samt medelstora och stora företag.

Problemställning
En viktig del i företagets marknadsföring är regelbundna utskick via fax. Hos kunden användes sedan en tid tillbaka två FACSys faxservrar med 16 kanaler i varje server. Faxlösningen går i stort sett dygnet runt och mycket tid fick läggas på administration och uppföljning av faxutskicken.

Huvudsakliga problem

Uppföljning och rensning av felaktiga faxnummer i register gjordes manuellt efter varje utskick

Rutiner för att bibehålla fel- och spärrlistor mellan uppgraderingar av adresskällor saknades

Stora utskick (>100 000 mottagare) fick delas upp i flera mindre för att underlätta hanteringen

Tidsödande hantering av utskick

Lösning
En skräddarsydd lösning plockades fram där fokus lades på att automatisera hanteringen av utskick och uppföljning. Administration av utskick, adresslistor, fel- och spärrlistor m.m. sker nu mer från ett webbaserat användargränssnitt. Nu mer kan alla i företaget som har ett konto till lösningen ta en PDF-fil och distribuera ut den till alla mottagare eller en specifik målgrupp utan speciella kunskaper och uppföljningen av del sker helt automatiskt!

Huvudfunktioner

• PDF-fil används som bas för utskick
• Automatisk hantering av fel- och spärrlistor – har en kund anmält att den inte vill ha utskick så exkluderas adressen vid alla utskick
• Har ett nummer också inte lyckats nås i tre oberoende utskick så flaggas mottagaren som felaktig
• Adresskällor kan innehålla valfritt antal fält förutom faxnummer fält för att göra selekterade adresslistor